Como Emitir Recibo Verde em 2026: Tutorial Passo a Passo

Se és trabalhador independente e ainda tens dúvidas sobre como emitir recibos verdes, não és o único. O processo mudou bastante nos últimos dois anos — desde que o papel foi abandonado em Janeiro de 2024 até ao novo sistema de fichas introduzido no final de 2024. Este tutorial cobre tudo, passo a passo, com um exemplo prático no final.

Antes de Começar: O Que Mudou

Há dois anos, bastava ir ao Portal das Finanças e preencher os campos de um formulário simples. Hoje o processo é ligeiramente diferente — e mais organizado.

Desde Janeiro de 2024, os recibos verdes em papel deixaram de ser válidos. Tudo se passa exclusivamente no Portal das Finanças (e-fatura).

No quarto trimestre de 2024, a AT introduziu o sistema de fichas: antes de emitir qualquer documento, tens de criar uma ficha de cliente e uma ficha de produto ou serviço. Parece mais trabalho à partida, mas na prática poupa tempo se trabalhares com os mesmos clientes ou serviços de forma recorrente.

Passo 1 — Aceder ao Portal das Finanças

Vai a www.portaldasfinancas.gov.pt e faz login com o teu NIF e senha de acesso (ou através da Chave Móvel Digital, que é mais rápida).

Depois de entrar, vai ao menu:

Serviços → Faturação → Emitir Recibos Verdes

Ou, se preferires, pesquisa "recibos verdes" na barra de pesquisa do portal. O sistema e-fatura é onde tudo acontece.

Passo 2 — Criar a Ficha de Cliente

Este é um dos novos passos introduzidos no Q4 2024. Antes de emitir o documento, tens de ter o cliente registado no sistema.

Vai a Fichas → Clientes → Nova Ficha e preenche:

NIF do cliente — se for uma empresa portuguesa, o NIF tem 9 dígitos; se for um particular, é o número de contribuinte
Nome ou denominação social
Morada completa — rua, código postal, localidade
País — relevante se o cliente for estrangeiro

Se emitires para um cliente estrangeiro sem NIF português, podes usar o NIF genérico 999999990 (consumidor final) ou o número de identificação fiscal do país de origem.

Guarda a ficha. A partir de agora, podes reutilizá-la sempre que trabalhares com esse cliente — não tens de a preencher de novo.

Passo 3 — Criar a Ficha de Produto/Serviço

O mesmo se aplica ao serviço que prestas. Vai a Fichas → Produtos/Serviços → Nova Ficha e define:

Descrição do serviço — ex: "Design gráfico", "Consultoria de marketing", "Desenvolvimento web"
Unidade — "hora", "unidade", "projeto", etc.
Preço unitário (opcional — podes alterar na fatura)
Taxa de IVA — 23%, 13%, 6% ou Isento
CAE/Atividade — o código da tua atividade profissional

Esta ficha também fica guardada para reutilização futura.

Passo 4 — Escolher o Tipo de Documento

Aqui muita gente fica confusa. No Portal das Finanças tens três opções:

Fatura Emites quando prestas o serviço ou entregas o bem, mas ainda não recebeste o pagamento. Documenta a transação, mas não confirma que o dinheiro entrou.

Recibo Emites quando recebes o pagamento de uma fatura já emitida anteriormente. O recibo fica associado à fatura original.

Fatura-Recibo A opção mais comum entre freelancers. Emites quando prestas o serviço e recebes o pagamento ao mesmo tempo — tudo num único documento. Se recebes sempre à cobrança, usa esta.

Na prática: a maioria dos trabalhadores independentes usa Fatura-Recibo. Se o teu cliente paga no momento ou logo após a entrega do trabalho, é o que faz sentido.

Passo 5 — Preencher os Campos do Documento

Com o tipo de documento escolhido e as fichas criadas, seleciona o cliente e o produto/serviço e preenche os restantes campos:

Data da transação — quando prestaste o serviço ou entregaste o bem (não confundir com a data de emissão)
Atividade — a tua categoria profissional (ex: "Outras atividades de consultoria", "Atividades de design")
Adquirente — o cliente selecionado da ficha
Descrição detalhada — quanto mais específico melhor. "Design de logótipo para empresa XYZ — inclui 3 propostas e 2 rondas de revisão" é muito melhor do que apenas "design"
Local de prestação de serviço — normalmente o teu município
Data de início e fim — período em que decorreu o serviço (útil para projetos longos)
Valor unitário e quantidade — o sistema calcula o total automaticamente

Passo 6 — IVA e Retenção na Fonte

IVA

Se o teu volume de faturação anual for inferior a 15.000€, podes beneficiar da isenção de IVA ao abrigo do Artigo 53.º do CIVA. Isso significa que não cobras IVA aos clientes e não tens de o entregar ao Estado.

Se já ultrapassaste esse limite (ou optaste por não estar isento), aplicas a taxa normal: 23% para a maioria dos serviços.

Retenção na Fonte de IRS

Desde 2025, a taxa de retenção na fonte é de 23%. O que isso significa na prática: o teu cliente empresa retém 23% do valor que te devia pagar e entrega-o diretamente à AT em teu nome.

Exemplo: se emitiste uma fatura de 1.000€, o cliente paga-te 770€ e entrega 230€ à AT. Na tua declaração de IRS, esse valor já aparece como retido.

Existe também a opção de retenção a 25% — podes escolhê-la no documento se preferires antecipar mais imposto.

⚠️ Se o teu cliente for um particular (não uma empresa), não há retenção na fonte. Recebes o valor total e és tu a fazer os pagamentos por conta trimestralmente.

Passo 7 — Emitir e Guardar o PDF

Depois de preenchido tudo, clica em Emitir. O sistema gera o documento com número único e data.

Faz o download do PDF imediatamente e guarda-o numa pasta organizada — por ano e por cliente, por exemplo. O Portal das Finanças guarda o histórico, mas é boa prática teres sempre uma cópia local.

Se o teu cliente precisar do documento, podes enviá-lo diretamente por email a partir do portal ou partilhar o PDF que descarregaste.

Prazos e Multas

O prazo para emitir o documento é até ao dia 15 do mês seguinte àquele em que prestaste o serviço ou recebeste o pagamento.

Prestaste um serviço em Março? Tens até 15 de Abril para emitir.

Se não emitires a tempo, as coimas vão de 150€ a 3.750€, dependendo da gravidade e se é reincidente. Não vale a pena arriscar.

Como Corrigir Erros

Enganaste-te num valor ou na descrição? Não podes editar um documento já emitido — as regras fiscais não permitem.

O que podes fazer:

Anular o documento — vai ao Portal das Finanças, encontra o documento em causa e seleciona "Anular". Tens de indicar o motivo.
Emitir um novo documento com os dados corretos.

Se o erro for apenas na descrição e o valor estiver certo, podes emitir uma nota de crédito em alternativa. Mas para a maioria dos casos práticos, anular e reemitir é o caminho mais simples.

Exemplo Prático: O Designer e o Logótipo

A Ana é designer freelancer e está isenta de IVA (fatura menos de 15.000€/ano). Uma empresa contratou-a para fazer o logótipo por 500€.

O que a Ana faz:

Entra no Portal das Finanças com o seu NIF e senha
Cria a ficha da empresa cliente (NIF, nome, morada)
Cria a ficha do serviço "Design de logótipo" com IVA isento
Escolhe Fatura-Recibo (recebe o pagamento assim que entrega o trabalho)
Preenche: data da transação (dia da entrega), atividade (Design), descrição ("Design de logótipo — inclui conceito, 2 propostas e versões finais em AI/PDF/PNG"), valor unitário 500€, quantidade 1
IVA: Isento — Art. 53.º
Retenção na fonte: 23% (a empresa vai reter 115€ e pagar-lhe 385€)
Emite e descarrega o PDF
Envia o PDF à empresa por email

Simples assim. A empresa entrega os 115€ à AT, a Ana recebe 385€ e na declaração de IRS de 2026 esses 115€ já aparecem como retidos.

FAQs

Tenho de emitir recibo verde se for um particular a pagar-me? Sim. Sempre que recebes dinheiro por um serviço que prestas na tua atividade, tens de emitir documento. A diferença é que com particulares não há retenção na fonte — recebes o valor total.

Posso emitir um recibo verde antes de receber o pagamento? Podes emitir uma Fatura (sem confirmação de pagamento). Quando o dinheiro entrar, emites o Recibo associado. Ou então esperas pelo pagamento e emites diretamente a Fatura-Recibo.

O que acontece se ultrapassar os 15.000€ e ainda estiver isento de IVA? Tens de comunicar à AT e passas a cobrar IVA a partir do mês seguinte. Há um regime transitório — consulta o teu contabilista para perceber exatamente quando começas a cobrar.

Preciso de contabilista para emitir recibos verdes? Não, podes emitir diretamente no Portal das Finanças. Mas se tens dúvidas sobre IVA, IRS ou o regime fiscal mais adequado, um TOC (Técnico Oficial de Contas) pode ajudar.

Posso emitir recibo verde para clientes estrangeiros? Sim. Se o cliente não tiver NIF português, usa o NIF genérico 999999990 para consumidores finais, ou pede o número de identificação fiscal do país de origem para empresas. As regras de IVA podem ser diferentes — verifica se se aplica inversão do sujeito passivo.

E se me esquecer de emitir dentro do prazo? Emite assim que te lembrares e regista a data correta da transação. Evita padrões recorrentes de atraso — a AT pode cruzar dados e aplicar coimas.

A retenção na fonte é obrigatória? Depende de quem é o teu cliente. Empresas e empresários em nome individual são obrigados a fazer retenção na fonte. Particulares não. Se não souberes ao certo, pergunta ao cliente — a responsabilidade de reter é deles, mas é bom teres tudo claro.

Posso emitir um único documento por mês mesmo que tenha prestado vários serviços? Em geral, cada prestação de serviço deve ter o seu documento. No entanto, se prestaste vários serviços ao mesmo cliente no mesmo mês, podes consolidá-los numa única fatura — desde que os descreva todos com detalhe suficiente.

Conclusão

Emitir recibos verdes em 2026 é um processo totalmente digital, com mais estrutura do que antes graças ao novo sistema de fichas. Pode parecer mais passos à primeira vista, mas uma vez que tens os clientes e serviços registados, cada documento novo leva minutos.

O essencial para não te perderes: cria as fichas antes de emitir, escolhe o tipo de documento certo (Fatura-Recibo é o mais comum), verifica o IVA e a retenção, e nunca passes do dia 15 do mês seguinte.

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Fontes:

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