Trabalhas por conta própria e emites recibos verdes? Então este guia é para ti. Em 2026, há novidades relevantes — a retenção na fonte desceu de 25% para 23%, o limite de isenção de IVA subiu para 13.500€, e os coeficientes do regime simplificado mantêm-se estáveis. Explicamos tudo com exemplos concretos para não ficares com dúvidas.

O que é o Regime Simplificado e quem pode aderir

O regime simplificado de IRS é o regime fiscal aplicado à maioria dos trabalhadores independentes em Portugal — aqueles que emitem os chamados recibos verdes. Em vez de contabilidade organizada, o fisco usa coeficientes fixos para determinar a parte do teu rendimento que vai ser tributada, sem precisares de justificar todas as tuas despesas reais.

Podes ficar no regime simplificado se o teu volume de negócios anual não ultrapassar 200.000€ nos dois anos anteriores. Se ultrapassares esse limite em dois anos consecutivos, passas automaticamente para contabilidade organizada no ano seguinte.

Quem pode aderir:

  • Trabalhadores independentes a recibos verdes (Categoria B do IRS)
  • Profissionais liberais (advogados, designers, consultores, etc.)
  • Prestadores de serviços, comerciantes individuais e outros trabalhadores por conta própria
  • Quem está no primeiro ano de actividade (mesmo sem historial de rendimentos)

Aderires ao regime simplificado é simples: ao abrires actividade nas Finanças, escolhes este regime. Se já tens actividade aberta em contabilidade organizada, podes optar pelo regime simplificado no início do ano fiscal, desde que cumpras os critérios.

Coeficientes de tributação — como se calcula o rendimento tributável

No regime simplificado, não pagas IRS sobre tudo o que recebes. O fisco aplica um coeficiente ao teu rendimento bruto para determinar o rendimento tributável — ou seja, a fatia sobre a qual vais pagar imposto. A lógica é simples: o coeficiente representa a parte do teu rendimento que o Estado considera como "lucro". O resto é assumido como despesas.

Prestação de serviços (coeficiente de 75%)

Se prestas serviços — como freelancer, consultor, designer, programador, gestor de redes sociais — o coeficiente aplicável é 0,75. Isto significa que 75% do teu rendimento bruto é considerado rendimento tributável e apenas 25% é assumido como despesa.

Exemplo: Recebes 20.000€ brutos em prestações de serviços. Rendimento tributável = 20.000€ × 0,75 = 15.000€

É sobre estes 15.000€ que vais pagar IRS, de acordo com os escalões em vigor.

Vendas de mercadorias (coeficiente de 15%)

Se a tua actividade principal é a venda de produtos (comércio), o coeficiente é apenas 0,15 — uma diferença enorme. Apenas 15% do teu volume de vendas é considerado rendimento tributável.

Exemplo: Faturaste 50.000€ em vendas. Rendimento tributável = 50.000€ × 0,15 = 7.500€

Este coeficiente reflecte as margens tipicamente mais baixas do comércio, onde os custos de mercadoria são elevados.

Outros serviços (coeficiente de 35%)

Existe uma categoria intermédia com coeficiente de 0,35, que abrange determinadas actividades listadas na tabela de actividades do artigo 151.º do CIRS — entre as quais algumas actividades agrícolas, actividades de exploração de estabelecimentos de alojamento local, e outros serviços específicos não enquadrados nas categorias anteriores.

Exemplo: Recebes 30.000€ nesta categoria. Rendimento tributável = 30.000€ × 0,35 = 10.500€

Atenção: Os coeficientes são os mesmos para 2026, sem alterações face a 2025. A novidade está noutros parâmetros — retenção na fonte e limites de isenção.

A regra dos 15% de despesas — o que justificar no e-Fatura

No regime simplificado existe uma regra que muita gente desconhece: os 25% do rendimento que o coeficiente de 0,75 "poupa" (assumindo como despesa) só são totalmente reconhecidos se conseguires justificar despesas no e-Fatura equivalentes a pelo menos 15% do teu rendimento bruto.

Se não chegares a esse limiar, o fisco corrige o rendimento tributável em alta — penalizando quem não regista despesas profissionais.

O que contar para os 15%:

  • Despesas com rendas de escritório ou espaço de trabalho
  • Electricidade, internet e telecomunicações (na parte profissional)
  • Material de escritório e consumíveis
  • Software e subscrições profissionais
  • Deslocações e transportes (combustível, portagens, transporte público)
  • Formação e livros técnicos
  • Contribuições para a Segurança Social

Como garantir a justificação:

  1. Pede sempre factura em nome da empresa (ou com o teu NIF, se és em nome individual)
  2. Regista as facturas no e-Fatura (portal das Finanças)
  3. Guarda todos os comprovativos — o fisco pode pedir justificação

Exemplo prático: Tens 20.000€ de rendimentos em prestação de serviços. Os 15% correspondem a 3.000€ de despesas a justificar. Se só conseguires justificar 1.500€, o diferencial (1.500€) é somado ao rendimento tributável, aumentando o imposto a pagar.

Retenção na fonte em 2026 (23% — descida face a 25%)

Uma das maiores novidades de 2026 para os trabalhadores independentes é a descida da taxa de retenção na fonte de 25% para 23%. Esta alteração, em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2026, significa que quando emites um recibo verde para uma empresa ou entidade, esta retém menos imposto na fonte.

O que muda na prática:

Ano Taxa de retenção
2025 25%
2026 23%

Quando emites um recibo verde para uma empresa (sujeito passivo de IRC ou IRS com contabilidade organizada), essa empresa é obrigada a reter 23% do valor e a entregar ao Estado por tua conta. No final do ano, quando fazes a declaração de IRS, esse valor retido é deduzido ao imposto devido — se retiveste demasiado, recebes o reembolso; se foi insuficiente, pagas a diferença.

Exemplo: Emites um recibo de 1.000€. Retenção na fonte = 1.000€ × 23% = 230€ Recebes = 770€

A retenção não é o imposto final — é apenas um adiantamento ao Estado.

Dispensa de retenção: quem está isento (< 13.471€)

Nem todos os trabalhadores independentes estão obrigados a reter na fonte. Se o teu rendimento anual previsto for inferior a 13.471€, podes pedir dispensa de retenção.

Para isso, basta declarar por escrito ao teu cliente (a entidade que te paga) que o teu rendimento anual não ultrapassa esse limite. Essa declaração funciona como uma isenção — o cliente não retém o imposto, e tu recebes o valor bruto integralmente.

Atenção: Se declarares a dispensa mas acabares por superar os 13.471€ no ano, podes ficar a dever imposto na declaração anual e, em casos extremos, ser penalizado por declaração falsa. Faz as contas com cuidado antes de optar pela dispensa.

Como funciona na prática: Preenches uma declaração modelo (disponível nas Finanças) e entregas ao teu cliente antes de emitires o recibo. A declaração é válida para o ano civil em curso.

IVA: isenção pelo Art. 53.º (até 13.500€)

Se o teu volume de negócios anual for inferior a 13.500€, podes ficar isento de IVA ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA. Em 2026, este limite foi actualizado (era 13.500€ também em 2025 — confirma sempre o valor em vigor no momento da declaração).

O que significa a isenção:

  • Não cobras IVA aos teus clientes
  • Não podes deduzir o IVA das tuas despesas (compras, serviços, etc.)
  • Não tens de entregar declarações periódicas de IVA

Quem não pode usar esta isenção:

  • Actividades sujeitas a IVA a taxa zero (exportações, algumas actividades específicas)
  • Contribuintes com operações intracomunitárias regulares

Se estiveres no limiar — perto dos 13.500€ — calcula bem. Se ultrapassares o limite durante o ano, tens de comunicar às Finanças e passar a cobrar IVA nos recibos subsequentes.

Quando compensa não usar a isenção: Se os teus clientes forem maioritariamente empresas com direito a dedução de IVA, pode valer a pena optar pelo regime normal — assim podes deduzir o IVA das tuas despesas profissionais.

Segurança Social: contribuições e declaração trimestral

A Segurança Social dos trabalhadores independentes funciona de forma diferente dos trabalhadores por conta de outrem. Aqui não há desconto mensal automático — és tu que geres.

Como se calcula a contribuição:

A base de incidência é 70% do rendimento relevante, e a taxa contributiva é de 21,4%.

Fórmula: Contribuição mensal = (Rendimento trimestral ÷ 3) × 70% × 21,4%

Exemplo prático: Num trimestre, faturaste 6.000€. Rendimento mensal de referência = 6.000€ ÷ 3 = 2.000€ Base de incidência = 2.000€ × 70% = 1.400€ Contribuição mensal = 1.400€ × 21,4% = 299,60€

Obrigações trimestrais:

  • Até ao último dia de Janeiro, Abril, Julho e Outubro — entrega a declaração trimestral de rendimentos na Segurança Social Directa
  • O pagamento das contribuições é feito mensalmente, no mês seguinte ao trimestre declarado

Isenção no 1.º ano: No primeiro ano de actividade, estás isento de pagar contribuições. No segundo ano, as contribuições são calculadas a 1/3 da base normal.

Deduções: As contribuições para a Segurança Social são dedutíveis no IRS — reduzem o rendimento tributável, o que diminui o imposto a pagar.

Regime simplificado vs contabilidade organizada — quando mudar

A grande questão para quem cresce como trabalhador independente é: quando faz sentido mudar para contabilidade organizada?

Obrigação legal: Passas obrigatoriamente para contabilidade organizada se o teu volume de negócios ultrapassar 200.000€ em dois anos consecutivos.

Mas pode valer a pena mudar antes, se:

  1. Tens despesas reais elevadas — Se as tuas despesas profissionais reais superarem os 25% assumidos pelo coeficiente de 0,75, a contabilidade organizada pode ser mais vantajosa.
  1. Tiveste prejuízo — No regime simplificado não podes reportar prejuízos. Com contabilidade organizada, podes transportar prejuízos para anos seguintes.
  1. Queres deduzir despesas específicas — Veículo, equipamento, amortizações — na contabilidade organizada podes deduzir com muito mais granularidade.
  1. Tens sócios ou estrutura complexa — Se estás a pensar constituir sociedade, a contabilidade organizada é o caminho natural.

O reverso: A contabilidade organizada implica um contabilista certificado (custo adicional de 100€ a 300€/mês tipicamente), obrigações de reporte mais frequentes, e maior complexidade administrativa. Para quem fatura abaixo dos 60.000-70.000€ com despesas controladas, o regime simplificado costuma ser mais eficiente.

Exemplo prático com números reais

Vejamos o caso da Ana, designer freelancer, que em 2025 faturou 28.000€ em prestações de serviços.

Dados:

  • Rendimento bruto: 28.000€
  • Despesas justificadas no e-Fatura: 4.500€ (16% do rendimento — cumpre os 15%)
  • Estado civil: solteira, sem dependentes
  • Retenções na fonte efectuadas: 5.980€ (média de 23% em parte dos recibos)

Cálculo do rendimento tributável:

  • Coeficiente de 0,75 → 28.000€ × 0,75 = 21.000€
  • Como justificou 16% de despesas (> 15%), não há correcção adicional.

Dedução de Segurança Social:

  • Contribuições anuais pagas ≈ 28.000€ × 70% × 21,4% ÷ 12 × 12 = 4.194€
  • Rendimento líquido tributável: 21.000€ − 4.194€ = 16.806€

IRS estimado (escalões 2026):

  • Até 7.703€ → 13% = ~1.001€
  • De 7.703€ a 11.623€ → 18% = ~706€
  • De 11.623€ a 16.806€ → 23% = ~1.192€
  • Total de colecta ≈ 2.899€

Deduções à colecta:

  • Despesas de saúde, habitação, IRS jovem (se aplicável) — varia por caso

Retenções já entregues: 5.980€ → Reembolso provável

Este exemplo é simplificado. O cálculo real depende das deduções específicas de cada contribuinte. Usa sempre uma ferramenta ou contabilista para valores exactos.

FAQs

Como funciona o regime simplificado para recibos verdes?

No regime simplificado, o IRS é calculado com base num coeficiente aplicado ao teu rendimento bruto, e não nas despesas reais. Para prestação de serviços, 75% do rendimento é tributável. Não precisas de contabilidade organizada, mas tens de justificar pelo menos 15% do rendimento em despesas no e-Fatura.

Que despesas posso deduzir como trabalhador independente?

No regime simplificado, o fisco assume automaticamente 25% de despesas (para prestadores de serviços). Para além disso, podes deduzir as contribuições para a Segurança Social. Se quiseres deduzir despesas reais (rendas, equipamento, viagens), precisas de contabilidade organizada.

Qual a taxa de retenção na fonte para recibos verdes em 2026?

A taxa geral de retenção na fonte para trabalhadores independentes é de 23% em 2026, descendo face aos 25% anteriores. Esta retenção aplica-se quando prestas serviços a entidades com contabilidade organizada (empresas, etc.).

Quando estou dispensado de fazer retenção na fonte?

Se o teu rendimento anual previsto for inferior a 13.471€, podes declarar ao cliente que estás dispensado de retenção. Para isso, entregas uma declaração escrita ao pagador antes de emitires o recibo.

Até que volume de negócios posso ficar isento de IVA?

Se o teu volume de negócios anual for inferior a 13.500€, podes ficar isento de IVA ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA. Nesse caso, não cobras IVA nas facturas, mas também não podes deduzir o IVA das tuas compras.

Quando sou obrigado a passar para contabilidade organizada?

A obrigação legal surge quando o teu volume de negócios supera 200.000€ em dois anos consecutivos. Antes disso, a passagem é opcional, mas pode ser vantajosa se tiveres despesas reais elevadas ou prejuízos a reportar.

Como é calculada a Segurança Social para trabalhadores independentes?

A contribuição é de 21,4% sobre 70% do rendimento relevante (apurado trimestralmente). Apresentas a declaração trimestral na Segurança Social Directa e pagas mensalmente. No primeiro ano de actividade, estás isento de contribuições.

O que acontece se não justificar os 15% de despesas no e-Fatura?

Se não atingires o limiar dos 15% de despesas justificadas, o fisco aumenta o teu rendimento tributável no montante em falta. Ou seja, pagas mais IRS do que pagarias se tivesses os comprovativos em ordem. Pede sempre factura com o teu NIF.

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