Trabalhas como freelancer português e tens clientes fora de Portugal? Óptimo — mas emitir recibos verdes para empresas estrangeiras tem regras próprias que muita gente desconhece. IVA que não se cobra, menções obrigatórias que têm de aparecer no recibo, declarações que não podes esquecer.

Este guia explica tudo de forma directa, com exemplos concretos.

A Regra Base: Onde é que o Serviço é Tributado?

Quando prestas um serviço a uma empresa estrangeira, a primeira pergunta fiscal não é "quanto IVA cobro?" — é "onde é que este serviço é tributado?"

Para serviços prestados entre empresas (B2B), a regra geral do IVA diz que o serviço é tributado no país do adquirente — ou seja, onde está o teu cliente. Isto significa que, na maioria dos casos, não cobras IVA português ao cliente estrangeiro.

Esta regra está prevista no artigo 6.º do RITI (Regime do IVA nas Transacções Intracomunitárias) para clientes da UE, e aplica-se de forma análoga para clientes fora da UE.

Clientes na União Europeia: Reverse Charge

Se o teu cliente é uma empresa com sede noutro país da UE e tem um NIF comunitário válido, aplica-se o mecanismo de reverse charge (autoliquidação).

O que significa isto na prática?

  • Tu não cobras IVA na factura
  • O teu cliente, no país dele, declara e paga o IVA nas autoridades fiscais locais
  • A tua factura tem de incluir a menção obrigatória: "IVA – autoliquidação" (ou equivalente em inglês: "Reverse charge")

Como verificar o NIF no VIES

Antes de emitir o recibo sem IVA, tens obrigatoriamente de confirmar que o NIF do cliente é válido no sistema VIES (VAT Information Exchange System) da Comissão Europeia.

  1. Acede a ec.europa.eu/taxation_customs/vies
  2. Selecciona o país do cliente
  3. Introduz o número de IVA (NIF comunitário)
  4. Se aparecer como "válido" — podes emitir o recibo sem IVA com a menção de reverse charge
  5. Se aparecer como "inválido" — tens de cobrar IVA português à taxa normal

Guarda sempre o print ou o resultado da consulta VIES como comprovativo. Em caso de inspecção, precisas de demonstrar que verificaste.

Exemplo 1 — Programador português para startup alemã

O João é programador freelancer e vai desenvolver uma aplicação para uma startup de Berlim. A startup tem NIF alemão (começa por DE) válido no VIES.

O recibo do João:

  • Valor: 3.000 € (só o serviço, sem IVA)
  • Menção obrigatória: "IVA – autoliquidação — Art. 6.º do RITI"
  • Sem retenção na fonte (ver secção abaixo)

A startup alemã trata do IVA no lado dela. O João recebe os 3.000 € limpos.

Clientes Fora da UE: Sem IVA pela Regra da Localização

Para clientes com sede fora da União Europeia — EUA, Brasil, Canadá, Austrália, etc. — a lógica é semelhante mas o fundamento jurídico é diferente.

Aplica-se a regra da localização do adquirente: o serviço considera-se prestado no país do cliente, pelo que não está sujeito a IVA em Portugal.

Neste caso, a menção no recibo deve indicar que a operação não é tributável em Portugal — por exemplo: "Operação não sujeita a IVA — localização do adquirente (Art. 6.º do CIVA)".

Não precisas de verificar nenhum NIF num sistema europeu — a isenção aplica-se automaticamente pelo facto de o cliente estar fora da UE.

Exemplo 2 — Copywriter portuguesa para empresa nos EUA

A Mariana é copywriter e escreve conteúdo para um SaaS de São Francisco. O cliente não tem NIF europeu.

O recibo da Mariana:

  • Valor: 1.500 € (sem IVA)
  • Menção: "Operação não sujeita a IVA — Art. 6.º do CIVA (localização do adquirente)"
  • Sem retenção na fonte

UK Pós-Brexit: Trata Como País Terceiro

Desde 1 de Janeiro de 2021, o Reino Unido deixou de fazer parte da União Europeia. Para efeitos fiscais, um cliente britânico é tratado como um cliente fora da UE.

Isso significa:

  • Não aplicas reverse charge nos termos do RITI
  • Aplicas a regra da localização do adquirente (como se fosse um cliente americano)
  • O NIF britânico (começa por GB) já não é válido no VIES

Exemplo 3 — Designer para agência em Londres

A Sofia faz design para uma agência de branding em Londres. Mesmo que a agência tenha um número de VAT britânico, não é um NIF comunitário.

O recibo da Sofia:

  • Valor: 2.200 € (sem IVA)
  • Menção: "Operação não sujeita a IVA — localização do adquirente fora da UE"
  • Sem retenção na fonte

Retenção na Fonte de IRS: Não Aplica (Geralmente)

Uma dúvida muito comum: "Tenho de aplicar retenção na fonte quando emito recibo para cliente estrangeiro?"

A resposta quase sempre é não.

A retenção na fonte de IRS é uma obrigação que recai sobre entidades portuguesas que pagam rendimentos a trabalhadores independentes também portugueses. Uma empresa alemã, americana ou britânica não tem obrigação de reter IRS em Portugal — e tecnicamente nem consegue fazê-lo.

Por isso, nos recibos para clientes estrangeiros, o campo de retenção fica a 0% ou em branco.

⚠️ Atenção: Isto não significa que não pagas IRS. Continuas a declarar os rendimentos no teu IRS anual em Portugal como rendimentos de categoria B — a diferença é que não há retenção na fonte.

Declaração Recapitulativa de IVA: Não Esqueças Este Passo

Este é o erro mais caro que podes cometer: esqueceres-te da declaração recapitulativa.

Sempre que prestas serviços a clientes da UE com reverse charge, és obrigado a submeter a declaração recapitulativa de IVA (também chamada "mapa recapitulativo de operações intracomunitárias").

O que é? É uma declaração onde reportas à AT todas as operações intracomunitárias que efectuaste num determinado período.

Quando submeter?

  • Mensalmente, se o valor das operações intracomunitárias superar 50.000 € no trimestre anterior
  • Trimestralmente, nos restantes casos

Onde submeter? No Portal das Finanças, em Serviços > Entregar > Declaração Recapitulativa.

O que acontece se não submeteres? Coimas entre 200 € e 10.000 €, consoante a gravidade.

Esta declaração não se aplica a clientes fora da UE (EUA, UK, etc.) — só para operações intracomunitárias.

Preencher o Recibo Verde Passo a Passo

Vamos ao concreto. Aqui está como preencher o recibo no Portal das Finanças (ou numa plataforma como o Abilioo) para um cliente estrangeiro:

1. Dados do cliente

  • Nome ou denominação social da empresa
  • Morada completa (país incluído)
  • NIF do país de origem (ex: número de VAT alemão, EIN americano, etc.)

2. Descrição do serviço

  • Descreve claramente o serviço prestado, preferencialmente em inglês ou na língua do cliente

3. Valor

  • Coloca o valor acordado em euros (ou na moeda acordada, convertendo para euros se necessário)

4. IVA

  • Cliente UE com VIES válido: selecciona "Isento" e adiciona a menção "IVA – autoliquidação / Art. 6.º RITI"
  • Cliente fora da UE: selecciona "Não sujeito" e indica "localização do adquirente"

5. Retenção na fonte

  • Deixa a 0% ou desmarca a opção

6. Menções obrigatórias

  • Certifica-te de que a menção fiscal correcta aparece no documento antes de o enviar

Erros Comuns (e Como Evitá-los)

❌ Cobrar IVA a 23% a um cliente UE com NIF VIES válido O cliente vai reclamar — e com razão. Teres cobrado IVA indevidamente cria complicações para os dois lados. Verifica sempre o VIES antes de emitir.

❌ Não submeter a declaração recapitulativa Muitos freelancers nem sabem que esta obrigação existe. Se tens clientes na UE, vai ao Portal das Finanças e verifica se estás a cumprir.

❌ Tratar o UK como UE depois de 2021 O Brexit mudou tudo. Um cliente britânico é agora terceiro país — não aplicas reverse charge do RITI, aplicas a regra da localização do adquirente.

❌ Não guardar o comprovativo da consulta VIES Em caso de inspecção, precisas de provar que verificaste a validade do NIF na data em que emitiste o recibo. Faz print e guarda.

❌ Esquecer de declarar os rendimentos no IRS anual Mesmo sem retenção na fonte, os rendimentos de clientes estrangeiros têm de ser declarados na tua declaração de IRS anual em Portugal.

FAQs

Tenho de cobrar IVA a um cliente alemão? Não, se ele tiver NIF comunitário válido no VIES. Aplicas reverse charge e a menção obrigatória no recibo.

O que coloco no campo "NIF do cliente" se for uma empresa americana? Podes colocar o número de identificação fiscal americano (EIN ou Tax ID) — ou deixar em branco se não o tiveres. O importante é a morada e o país.

Preciso de fazer declaração recapitulativa para clientes nos EUA? Não. A declaração recapitulativa é exclusivamente para operações intracomunitárias (clientes na UE).

Um cliente britânico ainda é considerado UE para efeitos de IVA? Não. Desde 1 de Janeiro de 2021, o UK é tratado como país terceiro. Aplicas a regra da localização do adquirente.

Tenho retenção na fonte nos recibos para clientes estrangeiros? Geralmente não. A retenção na fonte de IRS é uma obrigação de entidades portuguesas — um cliente estrangeiro não retém IRS português.

O que acontece se não verificar o NIF no VIES antes de emitir sem IVA? Se o NIF for inválido e tiveres emitido sem IVA, a AT pode exigir o IVA que devias ter cobrado — e podes ter de o suportar do teu bolso. Verifica sempre.

Tenho de emitir o recibo em inglês? Não é obrigatório, mas é boa prática emitir numa língua que o cliente compreenda. Podes ter o recibo bilingue ou só em inglês, desde que respeites as menções fiscais obrigatórias.

Com que frequência submeto a declaração recapitulativa? Trimestralmente na maioria dos casos. Passa a mensal se o valor das tuas operações intracomunitárias ultrapassar 50.000 € num trimestre.

Simplifica com o Abilioo

Lidar com todas estas regras — verificar o VIES, escolher a menção certa, lembrar a declaração recapitulativa — pode ser trabalhoso se fizeres tudo manualmente.

O Abilioo facilita a emissão de recibos para clientes internacionais, com as menções fiscais correctas preenchidas automaticamente. Assim podes focar-te no trabalho que te paga, sem receio de errar na fiscalidade.

Fontes

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