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Trabalhas por conta própria e estás no regime simplificado? Então há uma regra fiscal que pode estar a custar-te dinheiro todos os anos, e que muitos freelancers desconhecem.
Chama-se regra dos 15%, e ignorá-la pode significar pagar mais IRS do que deves. Com alguma organização, é evitável.
Neste guia explicamos como funciona o regime simplificado, o que tens de justificar, que despesas contam e quanto podes poupar, com um exemplo concreto.
Como Funciona o Regime Simplificado
No regime simplificado, o fisco não te pede para provar cada euro de despesa que tiveste. Em vez disso, aplica um coeficiente ao teu rendimento bruto para calcular o rendimento tributável.
Os coeficientes em vigor são:
| Tipo de rendimento | Coeficiente | Exemplo |
|---|---|---|
| Vendas de produtos | 0,15 | Comércio, artesanato |
| Serviços não previstos no Art.º 151.º do CIRS | 0,35 | Consultoria genérica, explicadores |
| Profissões liberais (Art.º 151.º do CIRS) | 0,75 | Advogados, arquitetos, designers, programadores |
| Propriedade intelectual, capitais | 0,95 | Royalties, rendimentos de capital |
Na prática, se faturares 30.000€ como designer (coeficiente 0,75), o fisco considera que tens 22.500€ de rendimento tributável, o que equivale a assumir que tiveste 7.500€ de despesas (os 25% restantes).
Simples, certo? Mas aqui começa a complicar-se.
A Regra dos 15%: O Que É e Por Que Importa
Para os coeficientes 0,75 (profissões liberais) e 0,35 (outros serviços), o artigo 31.º, n.º 13, do CIRS exige que 15% dos teus rendimentos brutos fiquem cobertos pela dedução específica e por despesas da atividade.
Se não ficarem, a diferença é acrescentada ao teu rendimento tributável, e pagas IRS sobre ela.
A primeira parcela é automática: a dedução específica, que em 2026 é de 4.587,09€ (ou o total das tuas contribuições obrigatórias para a Segurança Social, se for maior). Só o que sobra dos 15% depois dela tem de ser coberto por despesas.
Como funciona o cálculo:
Imagina que faturaste 50.000€ com coeficiente 0,75:
- Rendimento tributável base: 50.000€ × 0,75 = 37.500€
- 15% dos rendimentos brutos: 50.000€ × 15% = 7.500€
- Menos a dedução específica: 7.500€ − 4.587,09€ = 2.912,91€ a cobrir com despesas
- Se só justificares 2.000€, faltam 2.912,91€ − 2.000€ = 912,91€
- Esses 912,91€ são adicionados ao rendimento tributável: 37.500€ + 912,91€ = 38.412,91€
Ao invés de seres tributado sobre 37.500€, és tributado sobre 38.412,91€. Com a taxa marginal de 37% do 6.º escalão de 2026, são cerca de 338€ a mais de IRS por faltarem faturas.
Como 15% de 30.580€ são 4.587,09€, quem fatura até cerca de 30.580€ por ano fica coberto só pela dedução específica e não tem nada a justificar.
Que Despesas São Aceites?
Aqui há uma nuance importante: não é qualquer despesa que conta. O artigo 31.º, n.º 13, do CIRS diz o que entra na conta dos 15%.
1. A dedução específica
São os 4.587,09€ de 2026, ou as contribuições obrigatórias para a Segurança Social, se forem maiores. A AT aplica-a sozinha, não precisas de fazer nada.
2. Despesas com pessoal
Salários de funcionários, comunicados à AT. Serviços de subcontratados a recibos verdes entram como outras despesas da atividade (ponto 5).
3. Rendas de imóvel afeto à atividade
Se arrendas um escritório, um estúdio ou outro espaço para a tua atividade, as rendas contam, desde que estejam em faturas comunicadas à AT.
4. 1,5% do VPT do imóvel afeto à atividade
Se és proprietário do imóvel onde exerces a atividade (por exemplo, um escritório próprio), conta 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) desse imóvel por ano.
5. Outras despesas da atividade no e-Fatura
Compras de bens e serviços ligados à atividade, em faturas com o teu NIF comunicadas no e-Fatura: eletricidade, água, comunicações, transportes, seguros, contencioso, locação financeira, serviços de terceiros.
6. Importações e aquisições intracomunitárias
Compras a fornecedores fora de Portugal ligadas à atividade. Como não passam pelo e-Fatura, declaram-se no quadro 17 do Anexo B.
Nota importante: quando uma despesa dos pontos 3 a 5 é só em parte da atividade (a renda, a eletricidade ou a internet de uma casa onde também trabalhas, por exemplo), conta apenas 25% do valor.
Como Classificar Despesas no e-Fatura
Para que as tuas despesas sejam reconhecidas pela AT, têm de estar registadas no portal e-Fatura como "atividade profissional".
O processo é simples mas exige regularidade:
- Acede a e-fatura.irs.gov.pt
- Vai a "Faturas" → "Consultar/Validar"
- Para cada fatura relevante, verifica se está classificada corretamente
- Se aparecer como "Geral" ou por classificar, altera para "Atividade Profissional"
Faz isto mensalmente, não deixes acumular para abril. As faturas de fornecedores estrangeiros (ex: Adobe, AWS, Figma) não aparecem no e-Fatura: guarda-as e indica-as no quadro 17 do Anexo B.
Exemplo Concreto: Freelancer com 50.000€
Vamos ao exemplo prático de uma designer freelancer, atividade abrangida pelo Art.º 151.º do CIRS, com rendimentos de 50.000€ em 2026, fora dos dois primeiros anos de atividade. Para simplificar, usamos o valor fixo da dedução específica.
Sem justificar despesas:
| Rendimentos brutos | 50.000€ |
| Coeficiente | × 0,75 |
| Rendimento tributável (base) | 37.500€ |
| 15% dos rendimentos brutos | 7.500€ |
| Dedução específica | −4.587,09€ |
| Despesas justificadas | 0€ |
| Acréscimo ao rendimento | +2.912,91€ |
| Rendimento tributável final | 40.412,91€ |
Com despesas justificadas (renda de escritório 500€/mês = 6.000€/ano):
| Rendimentos brutos | 50.000€ |
| Rendimento tributável (base) | 37.500€ |
| 15% dos rendimentos brutos | 7.500€ |
| Dedução específica | −4.587,09€ |
| Despesas justificadas | 6.000€ ✓ (cobre o que faltava) |
| Acréscimo ao rendimento | 0€ |
| Rendimento tributável final | 37.500€ |
Diferença no rendimento tributável: 2.912,91€
Com a taxa marginal de 37% do 6.º escalão de 2026, a poupança é de cerca de 1.078€ só por ter as despesas justificadas.
Se descontas para a Segurança Social sobre toda a faturação, as tuas contribuições podem ficar acima dos 4.587,09€. Nesse caso conta o valor das contribuições, e o que falta cobrir com despesas é menor.
Dicas Práticas Para Não Perder Dinheiro
Pede sempre fatura com NIF
Mesmo quando pagas algo que parece trivial para a atividade (renda, serviços, licenças de software), pede sempre fatura com o teu NIF. Sem fatura, não há despesa.
Classifica no e-Fatura todos os meses
Não deixes para a altura da declaração. O e-Fatura tem prazos para validar e classificar faturas, e o hábito mensal de 10 minutos evita dores de cabeça e dinheiro perdido.
Guarda os contratos
Para rendas e pessoal, os contratos são prova essencial. Guarda-os em digital e físico.
Controla o progresso durante o ano
Saber a meio do ano quanto te falta justificar dá-te tempo para agir. Em abril do ano seguinte já é tarde.
Não confundas dedução de despesas com a regra dos 15%
No regime simplificado não deduzes despesas ao rendimento como no regime de contabilidade organizada. Só precisas de cobrir os 15% para evitar o acréscimo. São regras diferentes com propósitos diferentes.
Muda de Regime se Fizer Sentido
O regime simplificado é vantajoso quando as tuas despesas reais são baixas. Mas se tens despesas operacionais elevadas (espaço de trabalho caro, equipa, equipamentos), o regime de contabilidade organizada pode ser mais favorável.
Calcula ambos os cenários antes de decidir. E lembra-te: podes mudar de regime, mas há regras de permanência mínima a considerar.
O abilioo Faz Isto por Ti
O abilioo categoriza as tuas despesas automaticamente e calcula se já cobriste os 15% necessários. Mantém o teu IRS sob controlo.
FAQs
O regime simplificado tem limite de rendimento? Sim. Só podes estar no regime simplificado se os teus rendimentos brutos anuais forem inferiores a 200.000€. Acima deste valor, é obrigatória a contabilidade organizada.
Se tiver coeficiente 0,15 ou 0,95, também tenho de justificar os 15%? Não. A regra dos 15% aplica-se apenas aos coeficientes 0,75 (profissões liberais) e 0,35 (outros serviços). Quem vende produtos (0,15) ou tem rendimentos de propriedade intelectual (0,95) não tem esta obrigação.
Posso usar despesas com internet ou telemóvel para justificar os 15%? Sim, se a fatura tiver o teu NIF, estiver no e-Fatura e for classificada como atividade profissional. Se o contrato for de casa e servir também para uso pessoal, conta apenas 25% do valor.
E se tiver mais de 15% de despesas justificadas, posso deduzir o excesso? No regime simplificado, não. O excesso acima dos 15% não reduz o rendimento tributável, apenas te protege de um acréscimo. Se quiseres deduzir despesas reais acima desse limiar, precisas do regime de contabilidade organizada.
As contribuições para a Segurança Social contam para os 15%? Sim, através da dedução específica. A primeira parcela da conta é o maior destes dois valores: 4.587,09€ (em 2026) ou o total das tuas contribuições obrigatórias para a Segurança Social.
O que acontece se a AT não aceitar as minhas despesas? Se a AT detetar que as despesas declaradas não são elegíveis ou não estão devidamente documentadas, pode notificar-te para pagar a diferença em IRS, acrescida de juros. Guarda sempre os documentos de suporte durante pelo menos 4 anos.
Posso justificar despesas de anos anteriores? Não. As despesas têm de ser do mesmo ano fiscal dos rendimentos. Não podes usar uma fatura de 2025 para justificar rendimentos de 2026.
Tenho de declarar as despesas na declaração de IRS? Na maior parte dos casos, não. A AT usa as faturas comunicadas no e-Fatura. No quadro 17 do Anexo B declaras as contribuições e as compras ao estrangeiro, e podes optar por indicar tu os totais de pessoal, rendas e outras despesas. Se fizeres essa opção, a AT deixa de usar o e-Fatura para essas despesas, por isso tens de indicar os totais completos.
Fontes
<ul> <li><a href="https://www.vendus.pt/blog/despesas-dedutiveis-empresarios-nome-individual/" target="_blank" rel="noopener">Vendus: Despesas dedutíveis para empresários em nome individual</a></li> <li><a href="https://www.doutorfinancas.pt/impostos/irs/guia-irs-trabalhadores-independentes/" target="_blank" rel="noopener">Doutor Finanças: Guia IRS para trabalhadores independentes</a></li> <li><a href="https://www.comparaja.pt/blog/irs-trabalhadores-independentes" target="_blank" rel="noopener">Comparaja: IRS trabalhadores independentes</a></li> <li><a href="https://www.pwc.pt/guia-fiscal/2025" target="_blank" rel="noopener">PwC: Guia Fiscal 2025</a></li> <li><a href="https://www.reddit.com/r/literaciafinanceira/" target="_blank" rel="noopener">Reddit r/literaciafinanceira: Discussões sobre regime simplificado e IRS</a></li> </ul>Este artigo tem carácter informativo e não substitui aconselhamento fiscal personalizado. Para situações específicas, consulta um contabilista certificado.
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